Referenz

Drei Gewerke, eine Software: Wie die HAUTEC GmbH in Berlin ihre Prozesse mit pds Software digitalisiert

Die Ausgangssituation

Die HAUTEC GmbH aus Berlin vereint drei Meisterbetriebe unter einem Dach: Elektro, Tischler und Innenausbau. Diese drei Gewerke arbeiten nicht nur jeweils für sich, sondern auch gemeinsam an Projekten. Beispielsweise bei Komplettsanierungen von Wohnungen sind Monteure aus allen drei Geschäftsbereichen im Einsatz.

Vor der Einführung von pds Software arbeitete das Team bereits relativ papierarm, allerdings mit vier verschiedenen Programmen. Die Buchhaltung war aufwendig und die Frage „Wer hat den Auftrag?“ gehörte zum Alltag. Geschäftsführer Mario Austen suchte rund sieben Jahre nach einer Softwarelösung, die Handwerkersoftware, Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung wirklich integriert abbilden kann.

Wir wollten alles unter einem Dach, ohne Medienbrüche und parallele Systeme, die jemand manuell befüllen muss. Letztendlich war pds Software die einzige Option, die das abbilden konnte, was wir wollen“, erklärt Geschäftsführer Mario Austen.

„Zudem hat uns der Service überzeugt. Wenn in der Lohnbuchhaltung oder in der Buchhaltung etwas hängt, müssen wir schnell jemanden erreichen können“, ergänzt seine Frau Karin Austen, Assistentin der Geschäftsführung."

Lösung & Umsetzung

Die Projektumsetzung gemeinsam mit der itsm war anspruchsvoll: Die Standardkonfiguration von pds passte für die komplexe Unternehmensstruktur der HAUTEC GmbH nicht optimal. Gemeinsam mit dem Consulting-Team der itsm wurden individuelle Lösungen erarbeitet, beispielsweise für die Abbildung gewerkeübergreifender Projekte über Oberkostenträger.

Besonders wertvoll war ein Praxisbesuch bei einem befreundeten Unternehmen vier Wochen vor dem Go-live. „Als wir pds im Live-Betrieb gesehen haben, haben wir gemerkt: So, wie wir die Objekte anlegen wollten, kann das bei uns nicht funktionieren“, erinnert sich Karin Austen. Gemeinsam mit der itsm-Beraterin wurden einzelne Strukturen in der Software daraufhin noch einmal umgestellt.

Die Zusammenarbeit mit der itsm ist hervorragend. Die Beraterin der itsm hatte bei uns wirklich ordentlich zu tun. Unsere Wünsche entsprachen nicht dem Standard.“

Mario Austen, Geschäftsführer

Die Einführung erfolgte bewusst schrittweise, auch mit Blick auf die Mitarbeiter. Interne Schulungen jeden Mittwoch, der Einsatz von Testkandidaten vor dem breiten Rollout neuer Funktionen und viel Kommunikation über die Hintergründe der Veränderung gehören zum festen Bestandteil des laufenden Veränderungsprozesses.

Der nächste Digitalisierungsschritt ist die Einführung der digitalen Zeiterfassung auf alle Mitarbeiter. Dies wird in der Lohnabrechnung erheblich Aufwand reduzieren.

Ergebnisse & Mehrwert

Heute arbeiten die Monteure der HAUTEC GmbH vollständig digital über die pds Apps. Fotos von der Baustelle landen direkt im System, Aufträge sind jederzeit nachvollziehbar und die Buchhaltung liest Bankauszüge und Eingangsrechnungen vollständig digital ein.

In der Buchhaltung ist die Zeitersparnis gigantisch. Mein Schreibtisch besteht aus null Papier", sagt Karin Austen. „Die Fehlerquote ist deutlich gesunken und die Rechnungsstellung geht viel schneller."

Für Mario Austen ist vor allem die Transparenz ein Gewinn. Kennzahlen, Projektübersichten, und Auswertungen lassen sich über Dashboards auf dem Startbildschirm und BI Dashboards abbilden.

Die vier wichtigsten Vorteile der Einführung von pds Software für die HAUTEC GmbH:

Zeitersparnis, insbesondere in den Rechnungsprozessen
Reduzierung der Fehlerquote
Übersichtliche Dokumentation
Hervorragender Softwaresupport

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Der Kunde

Die HAUTEC GmbH aus Berlin ist ein modernes Handwerksunternehmen mit einem breiten Leistungsspektrum in den Bereichen Elektro, Tischlerei und Innenausbau. Das Unternehmen begleitet private, gewerbliche und öffentliche Auftraggeber von der Planung bis zur Umsetzung anspruchsvoller Bau- und Sanierungsprojekte. Durch die enge Verzahnung der drei Gewerke entstehen ganzheitliche Lösungen aus einer Hand, ein Konzept, das hohe Anforderungen an Organisation, Kommunikation und digitale Prozesse stellt.

Branche: Elektrotechnik, Innenausbau, Tischler

Firmensitz: Berlin

Mitarbeiter: 38

Kunde seit: 2023

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